溶解処理の方法&メリットとは? 書類の溶解処理について解説!


外部に漏らすと大変なことになる書類は、シュレッダーにかけるのが一般的です。しかし、まとまった書類を1枚ずつにして、シュレッダーにかけるのは時間と手間がかかります。処分する書類の量が多いほど、手間がかかり通常作業に悪影響をおよぼすおそれがあるでしょう。従来の書類処理はシュレッダーが主流でしたが、最近では、手間いらずの「溶解処理」が注目されています。そこで、本記事では、書類の溶解の基礎知識・方法・業者選びのポイントについて解説しましょう。

  1. 書類の溶解について
  2. 書類の溶解、どんな場合に必要か
  3. 書類の溶解の方法について
  4. 書類の溶解、業者選びのポイント
  5. 書類の溶解に関してよくある質問

この記事を読むことで、書類の溶解処理について詳しく分かります。廃棄を考えている方は、ぜひチェックしてください。

1.書類の溶解について

まずは、溶解処理のシステムと、メリット・注意点について説明します。

1-1.書類の溶解とは

ダンボール箱に梱包(こんぽう)された書類を、未開封のまま大型ミキサーのような機械に投入し、水と機械の撹拌力(かくはんりょく)でバラバラの繊維になるまで解(ほぐ)すのが溶解処理です。具体的に説明すると、書類を溶かすのではなく、実際は細かい繊維になるまで分解しています。溶解処理をした後は、情報が一切読み取れず、復元も不可能な状態です。そのため、外部への情報の流出を未然に防ぐことができるでしょう。

1-2.メリット、ほかとの違い

溶解処理の主なメリットは、解読・復元不可能にできる点です。シュレッダー処分は、100%復元できないわけではありません。たとえば、大きいカットやはさみでの処理は、復元できる可能性があります。ほかのゴミと一緒に処分すると、パズル形式で組み合わせ、そこから情報が読み取られるおそれもあるのです。しかし、溶解処理なら記載されている内容が分からなくなるほど分解されるので、解読・復元の可能性が低くなります。
また、分解され古紙パルプとなった書類は、ほかの紙製品へ生まれ変わることも可能です。紙の無駄づかいを防ぐことができるため、まさに、資源循環型リサイクルシステムといえるでしょう。
さらに、ダンボール箱に詰めた書類をそのまま開封せずに処理するため、シュレッダーのように1枚ずつ処理する手間が省けるのも大きなメリットです。依頼者は、ダンボールに処理したい書類を詰めるだけ、という簡単な方法で処理できます。

1-3.注意点

機密書類を溶解処理する場合は、業者へ依頼するケースがほとんどです。自分たちでは溶解処理が困難なため、信用できる業者を選びましょう。業者の中には、個人情報の保護を徹底していないところがあります。セキュリティーが整っていない業者に依頼すれば、そこから個人情報が流出することになるでしょう。流出を未然に防ぐためには、業者選びも大切な要素になるのです。

2.書類の溶解、どんな場合に必要か

では、溶解処理をすべき書類はどんなものか、どんな場合に必要なのか詳しく説明します。

2-1.どんな書類?

溶解処理をすべき書類といえば、機密文書です。会社・企業で使用した書類の中には、秘密保持が必要な文書があるでしょう。パソコンで管理する会社が増えているため、デジタルからの漏えいが多いですが、紙媒体から流出する例もあります。顧客・取引先とのやり取りが記載されている書類なら、なおのこと流出防止が絶対です。
また、名前・住所・生年月日・電話番号・クレジットカードの番号などが記載されている書類も、溶解処理をしたほうがよいでしょう。基本的に、外部へ流出すべきではない書類は溶解処理が必要です。

2-2.どんな場合?

個人の場合は、引っ越しや大掃除などで書類を廃棄するケースが多いでしょう。面倒だから、とほかのゴミと一緒に処分しがちですが、そこから情報が流出するおそれがあるので注意が必要です。きちんと処理するからこそ、情報流出が防止できます。
また、企業の場合は、定期的に行う書類整理で溶解処理を行うことになるでしょう。企業によって、書類整理を行う時期は異なりますが、年末調整を行う時期が多いようです。次から次へと書類が増えるため、要らなくなった書類は処分していかなければなりません。ただし、企業ごとに書類整理のルールが異なるため、事前に確認することが大切です。個人の判断で勝手に処分しないようにしてくださいね。

3.書類の溶解の方法について

ここでは、具体的な溶解方法と手順・セキュリティーについて説明します。

3-1.溶解方法と手順について

前述したとおり、書類の溶解処理は、書類の入ったダンボール箱をそのまま溶解します。シュレッダーのように、書類1枚ずつ分ける必要はなく、分別の手間を省けることが可能です。以下に、業者による溶解方法と手順をピックアップしてみました。

  1. 回収したダンボール箱をリサイクル工場へ運搬する
  2. ダンボール箱ごと溶解釜(ようかいがま)へ投入し、溶解処理を行う
  3. 古紙パルプになった書類を、トイレットペーパーなどに再生する

基本的な流れは以上のとおりです。ただし、業者によって方法・手順が異なる可能性があります。後々トラブルにならないためにも、事前に確認してから依頼してください。何かしら疑問点があれば、すぐに尋ねたほうがよいでしょう。

3-2.セキュリティーについて

溶解処理を業者へ依頼する際は、セキュリティー対策がきちんと施されているところを選択してください。セキュリティー対策がされていない業者に依頼すると、そこから外部へ情報が流出し、悪用されるおそれがあります。溶解処理を行うまで責任を持って管理してくれるか、溶解処理を徹底的に行ってくれるか確認しましょう。きちんとしている業者に依頼すれば、情報流出の心配がなく処理できます。

4.書類の溶解、業者選びのポイント

情報流出を防ぎ、きちんと溶解処理を行うためには業者選びが大切なポイントです。優良業者と悪徳業者を見極めるためにも、選び方のポイントをチェックしておきましょう。

4-1.選び方のポイント

不用品回収業者などが、書類の溶解処理を行っています。不用品回収業者も多数存在しているため、どこに依頼すべきか悩むでしょう。そんなときは、以下のポイントに注目してください。

  • スタッフの対応が丁寧でスピーディー
  • 低費用で書類の溶解処理ができる
  • 料金システムが明確になっている
  • 無料見積もり・無料相談ができる
  • 技術・知識が豊富なスタッフが在籍している
  • 個人・法人向けのサービスを行っている
  • セキュリティー対策が整っている

業者の中には、個人だけでなく法人向けのサービスを行っているところもあります。会社から出るゴミは産業廃棄物になるため、産業廃棄物収集運搬許可を取得しているところしかできません。業者を選ぶ際は、産業廃棄物収集運搬・古物商許可を取得しているか必ず確認してください。ホームページなどに許可証を記載していない業者は、悪徳業者の可能性があるので要注意です。
不用品の格安片付け・高価買い取りを行っている「エコアース」では、個人・法人向けに書類の溶解処理サービスを提供しています。どんな質問でも丁寧にお答えしておりますので、ぜひ1度お問い合わせください。

4-2.料金について

書類の溶解処理は、ダンボール箱の数によって異なります。たとえば、「エコアース」ではダンボール1箱につき1,000円(税別)です。溶解処理に加えて、片付け料金が1箱につき別途1,000円(税別)かかります。つまり、1箱の合計金額は2,000円です。ほかの業者では、収集運搬費用が加算される可能性もあるので注意しなければなりません。溶解処理の費用だけでなく、そのほかもろもろの費用や追加料金に関しても、きちんと確認しておいたほうがよいでしょう。

4-3.注意点

「見積書に記載されていない料金を請求された」「機密書類をきちんと溶解処理してくれなかった」など、業者との間でトラブルが起きています。流出すると悪用されるおそれがあるため、トラブルは絶対に防がなければなりません。トラブルを未然に防ぐためには、業者選びのポイントを踏まえた上で複数を比較してみましょう。業者をいくつか比較することで、優良業者と悪徳業者を見極めることができます。費用が安いからといって、安易に依頼するのは危険です。

5.書類の溶解に関してよくある質問

書類の溶解に関してよくある質問を6つピックアップしてみました。

Q.シュレッダー処理のメリット・デメリットとは?
A.業者に依頼しなくても、簡易シュレッダーを使えば個人でも細かくカットすることができます。しかし、大きくカットした書類は、復元できる可能性があるでしょう。また、書類が大量にある場合は、時間と手間がかかります。日々の業務をこなしながらシュレッダーにかける時間が必要なので、残業が続く可能性もあるでしょう。大量の書類を素早く確実に処理したい方は、溶解処理のほうがおすすめです。

Q.溶解処理を行う場所とは?
A.ほとんどの業者では、製紙メーカーの工場へ運び、専用の機械で溶解処理を行うことになります。セキュリティーが厳重な施設で処理を行うか、どこで溶解処理をするのかなど、細かいところも業者に確認しておいたほうがよいでしょう。工場出入口などに警備員を常駐させ、不審者の浸入を防ぎ、搬出入車両を確認するなど、セキュリティー面を強化しているところなら安心です。

Q.業者に依頼するメリットとは?
A.時間と手間がかからない点が、業者に依頼する大きなメリットでしょう。特に、企業の機密文書は次から次へと増え続けます。きちんと定期的に整理しなければ、膨大な量を一気に処理することになるのです。書類の量が多いほど、時間と手間がかかるので、業者への依頼をおすすめします。ダンボール箱に書類を入れるだけなので、素早く処理できるでしょう。また、再生紙としてリサイクルできるため、地球環境保護にもつながります。

Q.業者とのトラブルを防ぐコツとは?

A.業者選びのポイントを知り、複数の業者を比較することです。見積書だけでなく、サービス内容・スタッフの対応などさまざまな項目を比較すると、悪徳業者と優良業者を見極めることができます。また、優良業者のほとんどは、「溶解処理証明書」を発行しているでしょう。溶解処理証明は、確実に書類を廃棄した証明書となります。発行を依頼すれば、いざというときのために役立つはずです。ただし、証明書発行にお金がかかる・お届けまで1か月かかることもあるので、こちらも事前に確認しておきましょう。

Q.パソコン内部に移した書類データはどう処分すべきか?
A.書類をPDF化してパソコン内部に保存するケースもあります。その場合は、パソコンのハードディスクを取り出して物理的に破壊するか、専用ソフトを使用して論理的消去を行ってください。
専用ソフトは、パソコン関連の店舗で手に入れることができます。物理的破壊はカナヅチ・ドライバーがあれば、個人でも可能です。しかし、飛び散るガラスでケガをするおそれがあります。自分でのデータ消去が不安な方は、業者へ依頼してください。「エコアース」では、溶解処理だけでなく、パソコンデータの消去も行っています。

Q.溶解処理後、解された書類はどうなるのか?
A.前述したとおり、溶解処理後の書類は再生紙に生まれ変わるだけではありません。ほかにも、ペーパータオル・週刊誌・ダンボール・原紙などに生まれ変わります。また、処理の際に発生した残渣物(ざんさぶつ)は、セメント原料・製鉄原料としてリサイクルが可能です。優良業者は溶解処理後の流れをきちんと説明してくれますが、悪徳業者は曖昧(あいまい)にするおそれがあります。詳細は、業者に問い合わせてください。

まとめ

いかがでしたか? 書類の溶解処理は、大型ミキサーのような機械と水の撹拌力によって分解し処分することです。シュレッダーよりも細かくすることができるため、復元されるおそれがありません。外部へ流出すると会社の信用を失うことになる機密文書・個人情報が記載された書類などは、シュレッダーよりも溶解処理を依頼したほうがよいでしょう。業者選びのポイントを踏まえてから、複数を比較してください。そうすることで、セキュリティーが整っている業者へ依頼でき、安心して書類の溶解処理ができます。


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