危険!機密文書の廃棄・処理方法が会社の存亡にかかわる!?


会社や個人で取り扱う機密文書をはじめとした「情報」の廃棄は非常に困難です。情報の廃棄する=完全に消去する、ということですので、ものをゴミ箱に捨てるように機密文書をポイと捨てるわけにはいきません。機密文書を消去したことの証拠が必要になる場面もあるでしょう。

情報には、ものの流れと同様に、生まれてから廃棄されるまでのサイクルがあります。情報が生きている間は入念に管理をおこなえますが、廃棄するとなるとどうしたらいいのかわからない方も多いのではないでしょうか。

そこで今回は、機密文書を廃棄するための安全で効率的な方法をご紹介します。

  1. 機密文書の廃棄について
  2. 業者による機密文書廃棄の方法
  3. 機密文書廃棄業者選びのポイント
  4. 機密文書廃棄についてよくある質問
  5. まとめ

社内での独自の機密文書廃棄に限界を感じている方や、廃棄業者選びに悩んでいる方にも役立つ情報を詰め込みました。機密文書の廃棄にお悩みの方は、ぜひこの記事を参考にしてください。

1.機密文書の廃棄について

1-1.機密文書とは

文書というと紙媒体を想像しがちですが、パソコン内のデータや、USBメモリー・HDDなどの電子記録媒体も機密文書に含まれるのです。

機密文書とは以下の三つに区分されます。

  • 極秘文書
  • 秘文書
  • 社外秘文書

会社なら、経営・金融・人事・研究開発内容・顧客データなど、ざっくりいうと外部に公表すべきでない文書が機密文書にあたります。

これらの情報が漏えいした場合、漏えいそのものに対する不利益もさることながら、「あの会社はデータ管理もできない」という印象を持たれてしまい、ダメージは甚大です。情報管理を徹底している会社では、名刺や手書きのメモ・手帳などの取り扱いにも気を配ります。それほど、会社は機密文書を守り、きちんと廃棄する義務があるのです。

1-2.個人の廃棄について

個人でも機密文書を取り扱う機会はあります。クレジットカードの明細や、銀行・株式証券の通知など、金融にかかわる文書はゴミ箱には捨てにくいですよね。フリーランスやSOHOで働いている方は、契約書や業務提携書などを自宅で持っていると思います。不要な機密文書でも、捨てるに捨てられずなんとなく取ってある、という方もいらっしゃるのではないでしょうか。

1-3.機密文書の廃棄を社内でおこなう問題点

1-3-1.機密文書の廃棄を社内でおこなう問題点~非効率

個人が機密文書を社内のシュレッダーで廃棄するのは時間と労力がかかります。処分・処理すべき機密文書が大量の場合、シュレッダー作業だけでも工数がかかってしまい、会社としても人件費の無駄です。

1-3-2.機密文書の廃棄を社内でおこなう問題点~情報漏えい

悪意がなくても情報が漏えいしてしまう場合があります。たとえば、シュレッダーするべき機密文書が、誤ってほかの書類と混ざってしまい、それを社外に持ち出してしまった…というケースも珍しくはありません。

1-3-3.機密文書の廃棄を社内でおこなう問題点~メンテナンス

シュレッダーのメンテナンスにかかる経費や工数も軽視できません。

  • 保守費用
  • 専用ゴミ袋の費用(150リットルで1枚80円程度)
  • (リースの場合)リース料金
  • 故障時のメーカーへの対応
  • シュレッダーくずの掃除
  • シュレッダーくずの保管方法(盗難防止策)

1-3-4.機密文書の廃棄を社内でおこなう問題点~そのほか

社内で機密文書を廃棄することの問題点はほかにもあります。

必要な書類をシュレッダーにかけてしてしまう

機密文書を廃棄するかどうかは、個人の判断にかかってきます。廃棄してもいいと判断してシュレッダーにかけた文書が、実は保存しなければならないものだった…気づいた時にはもう手遅れです。首にかけていた職員証をシュレッダーに巻き込んでしまった、という事故もよくあります。

シュレッダーの紙くずは復元可能?

シュレッダーの種類にもよりますが、一方向だけに裂く裁断方式の場合、シュレッダーくずをつなぎ合わせることで文書の復元は可能といわれています。シュレッダーくずの入ったゴミ袋を社外に捨てている場合は大変危険です。

5mm×20mmくらいの小さなサイズに裁断すれば、復元はほぼ不可能といわれています。

2.業者による機密文書廃棄の方法

2-1.機密文書廃棄を業者に依頼すべき場合

  • 社内シュレッダーでの機密文書廃棄に費用・工数がかかりすぎる場合
  • 移転などで大量の機密文書を処分・処理する場合
  • 社内のスペースが狭い場合
  • ゴミ捨て場のセキュリティーがゆるい場合

以上に該当するならば、機密文書廃棄を業者に頼んだほうがいいでしょう。

2-2.業者による機密文書廃棄の方法

2-2-1.シュレッダー/裁断

段ボールに箱詰めした機密文書を郵送・持ち込み・もしくは引き取りにきてもらいます。ホチキス留め・バインダーに入ったままでもOKな業者がほとんどです。出張シュレッダーサービスでは、業者の大型シュレッダーを会社の敷地内へ搬入し、社員の立ち会いのもと、機密文書を裁断してくれます。

2-2-2.溶解

自社で溶解施設を持っている業者と、製紙工場を借りる業者があります。前者の場合は、業者内で一貫して溶解処分がおこなわれるため安全性は高いです。後者の場合、業者へ預けてから溶解工場へ搬入するまでの日数がかかり、経路も増えるためリスクがやや増します。こちらも、ホチキス留め・バインダーに入れたままでもOKとしている業者が多いですが、箱を未開封のまま溶解する場合はNGとなることもあるので注意してください。

2-2-3.粉砕処理

シュレッダー処理と似ているのですが、裁断というよりは粉々に砕く、というイメージが近いと思います。金属は自動で排出されるため、ホチキス留めしたままでもOKです。CD-R・HDDなど電子記録媒体用の粉砕機を持っている業者もあります。

2-3.機密文書廃棄を業者に依頼するメリット・デメリット

メリット

  • 「1-3.機密文書の廃棄を社内でおこなう問題点」をすべて解消できる

デメリット

  • 機密文書が一度は(物理的に)社外に出る
  • 処分料金が発生する

2-4.機密文書廃棄を業者に依頼する場合のセキュリティーについて

業者に機密文書廃棄を依頼した場合は、必ず「機密情報抹消証明書」を発行してもらいましょう。また、運搬時の事故・紛失に備えて、業者が用意している補償契約は必ず結んでください。

2-5.機密文書廃棄を業者に依頼する場合の注意点

業者に機密文書を預ける時には、業者の用意した契約書以外にも、必ず自社で記録を取っておきましょう。何をどれだけ預けたか、できれば重さも量っておくとベターです。(機密情報抹消証明書では「何kg処分しました」と記載されることもあるため。)搬出時には、機密文書をトラックに詰め込むまで立ち合ってください。写真を撮影しておくのもおすすめです。

3.機密文書廃棄業者選びのポイント

3-1.機密文書廃棄業者のサービスについて

機密文書の量や、廃棄が必要になる頻度に合わせて適切なサービス内容を選びましょう。移転などで大量の機密文書が発生した場合には、出張引き取りに来てもらったほうがいいです。機密文書の量が少なく、料金を抑えたいのであれば郵送サービスを利用しましょう。毎月の会議などで、定期的に機密文書が発生する場合は、定期回収サービスがおすすめです。

3-2.機密文書廃棄業者の料金について

廃棄にかかる料金相場は以下のとおりです。

段ボール1箱あたり

  • 30リットルサイズ:1,000円~
  • 40リットルサイズ:1,500円~
  • 60リットルサイズ:2,000円~

機密情報抹消証明書が込み/別料金は業者によります。また、定期回収の手数料は月額5,000~10,000円が目安です。

3-3.機密文書廃棄業者の回収方法について

業者による機密文書の回収方法は以下のとおりです。

段ボール箱に詰めた機密文書を

  • 業者が回収しにくる
  • 業者へ郵送する
  • 業者へ直接持ち込む

業者によって、無料で専用の段ボールを用意してくれるところもあります。普通のガムテープでOKですので固く密閉しておきましょう。

3-4.機密文書廃棄業者の作業の流れ

機密文書を業者に預けた後は、以下の行程で廃棄処分がおこなわれます。

  • 業者内でシュレッダー/溶解/粉砕処分

※業者内に設備がない場合は外部工場にて処分

  • 機密情報抹消証明書の発行
  • シュレッダーくずなどはリサイクルへ

できれば、一つの業者内で作業が完結することが望ましいです。

3-5.機密文書廃棄業者選びの注意点

機密文書廃棄業者に求めるものは、なんといっても安全性です。運送者や処理工場内のセキュリティー体制(監視カメラ・施錠など)がしっかりしていること、情報セキュリティーの資格(ISO27001・ISMS認証など)を有していることが望ましいでしょう。

4.機密文書廃棄についてよくある質問

4-1.業務用シュレッダーの購入を検討しているのですが?

家庭用のシュレッダーですと1万円代から購入できるものもあります。しかし、業務で使用する場合は紙を2,3枚ずつチマチマ入れるというわけにもいきませんので、20枚同時投入が可能なものが望ましいです。そうなると、本体だけで6万円~10万円ほどかかります。

また、シュレッダーは消耗品です。5年~10年ほどで寿命がきます。電気代・専用のゴミ袋代などのランニングコストや、シュレッダーくずを安全に廃棄する方法なども考慮しなければなりません。

4-2.機密文書を業者に預ける場合、クリップなどは外したほうがいい?

基本的には、クリップ留めのままでもOKな業者が多いですが、大量に混ざらないように注意しましょう。ほかにも、感熱紙・クリアファイル・プラスチック製品などが混ざらないように注意してください。

※業者によってはこれらの混入がNGの場合もあります。

4-3.機密文書とまではいかないが、人に見られたくない紙ゴミなどの処分方法は?

家庭でシュレッダーを持つのはなかなかハードルが高いかと思います。

といった方法があります。量が多い場合は墨をかけてもいいでしょう。CD-Rなどは表面に傷をつけることで読み込み不可になります。

4-4.処分後の機密文書はどのようにリサイクルされる?

裁断・溶解・粉砕された紙は、水に溶かされた後、フィルターを通して素材ごとに分離されます。

  • 紙素材→再生パルプ紙などの原料としてリサイクルされる
  • プラスチック片→セメントの原料としてリサイクルされる/ゴミ焼却場の燃焼剤として使われる
  • 金属片→そのままリサイクルされる

4-5.業者の不手際で情報が漏えいした場合はどうなる?

万が一に備えて情報漏えい保険に加入している業者ですと安心です。情報漏えい時の損害賠償として最大2億円が補償されることがあります。

5.まとめ

いかがでしたでしょうか。会社は、情報および機密文書の保護と廃棄には最大限の注意を払わなければなりません。社内で独自に機密文書を廃棄しているのであれば、体制を一度見直してみる必要があります。事故が起きてから後悔することのないよう、機密文書を徹底して管理するようにしましょう。


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