事務所の移転準備を考えている人必見!失敗しないためのポイント!


今回は、事務所の移転準備で失敗しないためのポイントをご紹介します。
手間も費用もかかることですから、できるかぎり失敗はしたくないですよね?
この記事を読めば、事務所移転の準備で失敗しないための基礎知識が身につきますよ。

  1. 事務所移転の基本的な準備で必要な基礎知識
  2. 事務所を移転するときに覚えておきたい注意点
  3. 移転時に出る不用品の処分方法
  4. まとめ

では、事務所の移転準備を進める上で、どのような心構えが必要かを具体的に見ていきましょう。

1.事務所移転の基本的な準備で必要な基礎知識

事務所移転で失敗しないためには、入念な準備が必要となります。
でも、何から手をつければ良いのか、わかりませんよね?
そこで、事務所移転の準備として、これだけは外せないという点を確認していきましょう。

1-1.移転先の物件を決定する

まず、何はともあれ、移転先の物件を決定しなければなりません。
複数の不動産仲介業者に依頼し、希望する条件を満たした物件をなるべく多く探してもらいましょう。
その際に、この点だけは妥協できない、という部分は外さずに、賃貸料や環境などを考慮して、物件を決定してください。
何度も事務所移転を行うのは、非効率的ですし、本業に差し支えが出る場合もあります。
こだわる部分と、こだわりを捨てても良い部分をきっちりと分けて考え、最良の選択を心がけてください。

1-2.具体的な移転スケジュールを立てる

物件が決定したら、次は移転スケジュールを立てましょう。
まずは、できるだけ業務が立て込まない時期を選ぶことが大切です。
その上で、現在の事務所の契約満了時期と、移転先の事務所の入居可能時期を考慮して、最善のスケジュールを立てましょう。
スケジュールを立てる際には、あまりにも詰め込みすぎると、何かトラブルが起きたときに対応できません。
日程は予備日を含め、少々余裕をもって考えましょう。

1-3.移転費用の見積もりを行う

物件も決定し、具体的な移転スケジュールが決まったら、次は移転費用の見積もりを行います。
できるだけ費用を安く抑えたいばかりに、業者に依頼するべきところを、何でも自分たちで行おうとするのはいただけません。
事務所移転は、想像以上の労力も必要とします。
むしろ、事務所移転の経験値が高くて評判の良い専門業者に依頼したほうが、結果的に費用を抑えられることが多いでしょう。
社員には本業に注力してもらい、移転は専門業者の手を借りて効率良く行うことがおすすめになります。

2.事務所を移転するときに覚えておきたい注意点

ここでは、事務所を移転する際にありがちな点を踏まえながら、覚えておきたい注意点について触れていきます。
事前に注意点を確認しておくことで、失敗のない移転準備ができるでしょう。

2-1. 事務所登記の変更届け出を忘れないこと

さて、事務所の移転作業のみに気を取られていてはいけません。
事務作業として、住所変更に伴う登記変更の届け出を忘れずに行いましょう。
移転日間際になると、忙しすぎるばかりに、うっかり事務所の登記変更の届け出を忘れてしまうことも、よくあることです。
しかし、この届け出を忘れてしまうと、法人税の納税時などにいろいろと支障が出てきますので注意しましょう。
物理的な移転だけではなく、住所登記もきちんと移転の届け出をしてくださいね。

2-2.電気や水道などの利用停止および開始の手続きを忘れないこと

事務所内の物を無事移転先に移すことができても、電気や水道、ガスやインターネット関係の利用停止の手続きを怠ってはいけません。
この手続きが遅くなると、余分な料金を支払うことになります。
もしも、実際に事務所を移転する日より前に停止する場合は、移転前の業務に支障がない程度にしておきましょう。
インターネットが利用停止されてしまったばかりに、メールすら出せなくなってしまった、というのでは困りますからね。
移転先の事務所についても、同様に考え、不備がないように手続きをしておきましょう。

2-3.事務所移転の案内書やメールの準備を忘れないこと

大切な取引先や知り合いに、事務所移転の案内書やメールを出すことを忘れてはいけません。
特に、しばらく音沙汰がない相手だと、連絡もれが発生しがちです。
できるかぎり、連絡先が判明している相手には、案内書もしくはメールでの移転通知を忘れないで出しておきましょう。
もう取り引きがないからと、と除外してしまうのは、なるべく避けたいところです。
このお知らせをきっかけに、もしかしたら新しい仕事の話が進むかもしれませんからね。

3.移転時に出る不用品の処分方法

事務所移転時に困るのが、不用品をどのように処分したら良いか、という点です。
そこで、特に悩んでしまうオフィス家具や、パソコンなどについて、おすすめの処分方法をご紹介しましょう。

3-1. 状態の良い物はリサイクル業者に売却する

移転時に不要になった物の中で、特に状態が良い物は、まず、リサイクル業者への売却を考えましょう。
移転先のスペースの都合で、現在使用しているオフィス家具では不都合があるなどで、まだ使用には耐えられるけれども、不要になったといった場合ですね。
机や椅子、キャビネットなどのオフィス家具は、通常使用の場合なら経年変化が多少見られても、問題なくリサイクルできる物が多いでしょう。
その他、細かな備品であっても自己判断せず、リサイクル業者に見積もりを依頼したほうが良いかもしれません。
せっかくですから、できるだけ高値で買い取りをしてくれる業者を探して、新しい物を購入する費用に回しましょう。

3-2. リサイクル不可の物は不用品回収業者に依頼する

残念ながら、リサイクル業者から買い取り不可と判断された物に関しては、不用品回収業者に依頼するのが便利です。
そのままではリサイクル不可でも、部品単位で見れば活用できる物もたくさんありますからね。
不用品回収業者の活用も、積極的に考えてみましょう。
粗大ごみとして地域の廃品回収を依頼するよりも、手間と時間をはるかに節約できますよ。
ただし、不用品回収業者であっても、何でも引き取り可能ではありません。
パソコンなど、有料でないと引き取ってもらえない物が出ることでしょう。
その場合は、パソコン引き取りの専門業者に依頼したほうが、有利な場合が多いですよ。

3-3. パソコンなどの処分は専門業者に依頼する

移転を機に、業務用のパソコンを買い替えようと考える場合もありますよね。
パソコンなどの機密情報が入った物の処分は、信頼のできる専門業者に依頼するのが最良でしょう。
当社でも、「機密情報処理サービス」にて、お客様から高い評価をいただいています。
会社にとって命綱でもある機密情報が洩(も)れてしまっては、存続の危機をもたらすかもしれません。
その点、当社で機密データを消去する際には、パソコン内部のハードディスクを取り外した上で、物理的に破壊し、二度と情報を参照できないようにします。
また、パソコンの情報を完全に消去した上で、「データ消去・物理的破壊作業完了証明書」の発行も可能です。
WEBからのご依頼1,000円OFFなど、さらに料金をお安くできるキャンペーンも行っていますので、ぜひ参考になさってくださいね。

4. まとめ

新しい事務所で、心機一転がんばりたいのなら、移転準備にぬかりがないようにしたいですよね。
ここで、今までにご紹介した事務所移転に失敗しないコツをまとめておきましょう。

  • 最初に物件選び・移転スケジュール・見積もり作業を確認する
  • 移転時に失敗しがちな注意点を確認する
  • 事務所移転に伴う不用品の処分方法を決めておく

さあ、後は行動のみですね。 


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